Утром – репутация, вечером – деньги

Проведение конференций на самые разные темы стало модным трендом. Екатерина Вострилова, изучив три кейса организаторов мероприятий, узнала, есть ли у этого тренда бизнес-интерес

     Первая конференция появилась после того, как руководитель группы компаний REMARKA Дмитрий Шахов побывал на похожем мероприятии и решил, что это будет полезно, — и для рекламы его компании, и как возможность проявить себя в качестве амбассадора региона. Разослал коллегам предложение выступить, и вице-президент по мобильным продуктам Aviasales Иван Козлов согласился, купив билеты. Стало понятно, что пути назад уже нет. У команды получилось клонировать уже существующее мероприятие, добавив ивенту немного местных фишек для продвижения Калининградской области. Первая конференция прошла довольно сумбурно, ее посетил, включая спикеров, 81 человек, за два дня прозвучали 12 докладов.

Не только доклады
     Цельная концепция начала вырисовываться на третий год.
— Я понял, что люди хотят на море, — приехать с семьей, успеть посмотреть территорию, а не только доклады послушать. Мы усложнили программу, добавили экскурсии, выезд на море, вечеринки. Девяносто процентов наших участников не калининградцы, а российские специалисты, занимающиеся интернет-рекламой. Это, как правило, специалисты уровня middle+^* и выше, владельцы агентств. Сейчас приезжает много бизнесменов, они хотят найти подрядчиков, пообщаться в среде специалистов, решить свои проблемы и отдохнуть, — говорит Шахов.
     Существуют конференции, продающие знания как базовую ценность, но в нашей нише статичные знания играют не главную роль: они очень быстро устаревают, уже через полгода эта информация может быть неактуальна. Никто не поедет на край страны только из-за этого — для таких целей существуют московские конференции с простой логистикой. Мы же хотим консолидировать нишу интернет-маркетологов, сформировать экосреду, которая будет жить по определенным правилам. Не могу сказать, что мы являемся законодателями моды, но своей повесткой доставляем в сообщество важные идеи и формируем некоторые тренды.

^* – Cредний+;

Правило свежей крови
     В самом начале приглашение выступить на мероприятии носило очень личный характер, спикеры отзывались на обращение Дмитрия Шахова. Он активно ездил выступать на конференциях, там же присматривал потенциальных докладчиков, приглашал. Сначала смотрели с подозрением, сейчас у конференции есть репутация, поступают запросы на выступление, в прошлом году на место, в зависимости от секции, претендовали три-четыре человека.
     — Мы активно пиарим выступающих, после выступления у нас их разбирают организаторы других конференций. Также мы оплачиваем проживание, даем дополнительные «проходки» для сопровождающих гостей, — рассказывает Шахов. — Всего в нашей нише крутится пул около 150 спикеров, некоторые из них постоянно ездят на одни и те же конференции. Это «замыливает картинку», регулярно всплывает старый контент, из-за этого конференция начинает умирать. Поэтому у меня есть правило «свежей крови»: до 30 процентов участников — новички. Найти их непросто — надо, чтобы спикер не только подготовил хороший контент, но и мог донести его ценность до зала. В прошлом году, например, одним из конкурсов стало проведение youtube^*-шоу, призом в котором было выступление на моей конференции и на конференции в Москве. Еще у меня действует правило «два года через один» — спикер может выступать два года подряд, но потом обязательно пропустить одну конференцию.
     Сначала участников занимали докладами два дня, а потом устраивали вечеринку. Когда количество участников выросло, решили, что нужно сначала познакомить людей, и начали устраивать preparty^* на море. Это сработало: на день докладов все уже знали друг друга и свободно общались. Участники стали уезжать с новыми подрядчиками или клиентами. Таким образом, изменение повестки мероприятия в пользу нетворкинга позволило активно формировать деловые связи.

^* – Ютьюб;

Деньги и конверсия
     — Мы не зарабатываем, а создаем культовое мероприятие, которое на данный момент считается одним из топовых, — говорит Шахов.
     Конференция позволила локальному бренду стать федеральным. После того как конференция обрела свой стиль и характер, стал очевидным положительный шлейф репутации крупной и интересной компании по интернет-продвижению. В REMARKA стали обращаться те, кто долго не уделял ей внимания. Конвертироваться в контракты конференция начала на третий год.
     Организаторы частично используют свой логотип в оформлении, указывают компанию в качестве организатора.
     — Сейчас мы будем углублять эту тему в отзывах участников и публикациях в СМИ. На одной конференции мы пробовали раздачу листовок, но оказалось, что лучше всего, когда спикер говорит: «Спасибо Дмитрию Шахову за возможность выступить на конференции». Это работает убийственно, продажи подскакивают мгновенно. Логика простая: раз на вас ссылаются такие классные специалисты, значит, мы готовы с вами работать.
     Спонсоры стали появляться тоже на третьем мероприятии. До 2018 года их было несколько, в 2019 году нашли только одного, но генерального.
     — Предполагаемый бюджет этого года — более 4 млн рублей, взнос генерального спонсора — 500 000 рублей, но основной доход — продажа билетов. Мы не продаем билеты в последний месяц, потому что поездку в Калининград в сезон за месяц не запланируешь. Наши участники тратят в Калининграде во время конференции от 50 000 до 100 000 рублей, — считает Шахов.- Нужно сильно постараться выйти в ноль. В среднем мы привозим 30 спикеров, половина из них приезжает с «плюс один», это 45 человек. Условно бесплатно проходят спонсоры — они получают «проходки» за свой взнос. И есть наши сотрудники, то есть около 50-60 человек из 330 посещают мероприятие бесплатно. Всего мы можем принять около 400 человек, больше не позволяет инфраструктура Калининграда. Здесь нет возможности организовать конференцию на 500 человек и не окунуться в логистический ад. Поэтому мы повышаем цены, улучшая качество аудитории, что сказывается на уровне общения. В последнее время у нас не растет количество участников, но растет бюджет.
     Дмитрий Шахов считает, что заработать на онлайн-трансляции практически невозможно. Организация хорошей трансляции стоит 250 000 рублей. Шанс, что она прервется по независящим от организатора причинам, очень большой, — слишком много сторонних подрядчиков: электричество, канал, серверное обеспечение, проблемы на стороне пользователя.
     — Цена продажи трансляции клиенту — 2000 рублей, а негатива можно нахлебаться, поэтому нужно либо нанимать хорошего подрядчика и продавать или раздавать бесплатно. Мы делаем запись выступлений, участники получают ее бесплатно, для остальных цена — 1990 рублей. В среднем на продаже записей докладов мы дополнительно зарабатываем от 100 000 до 150 000 рублей.

     Команда Street Food Festival⁰⁺ к теме организации конференции по событийному туризму пришла постепенно. Сначала, в 2013 и 2014 году, провели два больших воркшопа о туристических событиях и пригласили на них европейских экспертов в области Event-менеджмента*. Тогда Александр Исаев и его коллеги находились в поисках новых идей.

     — Я и мои коллеги на тот момент имели большую компетенцию в проведении музыкальных ивентов и думали о музыкальном фестивале. Кстати, именно тогда все поняли, какой внушительный потенциал есть у Калининграда с точки зрения его «эргономики». Родилось очень много новых идей, в том числе Street Food Festival. Мы стали развивать идею и провели еще одну открытую обучающую встречу по организации фестиваля уличной еды. Пригласили на нее всех заинтересованных. То есть мы сразу поняли, что учиться надо не только нам самим, но и развивать заинтересованное комьюнити. А осознали, что стритфуд выстрелит, когда увидели полностью заполненный зал отеля Radisson. К нам приехали спикеры из Москвы, Италии, Финляндии, Германии, Великобритании. Пришли те, кто так или иначе соприкасается с темой общественного питания, — говорит Исаев.

Взяли и понесли этот флаг
     Постепенно стало ясно, что именно идея фестиваля уличной еды является движущей силой развития гастрономического туризма и трансграничных туристических потоков. После было организовано несколько встреч внутри сообщества и принято решение об организации глобальной конференции о событийном туризме в Балтийском регионе.
     — Целеполагание было следующее: тема стала обсуждаться в среде, актуальность для многих участников процесса назрела, и мы просто взяли и понесли этот флаг. Нам захотелось понять, на каком мы сейчас этапе, послушать, что скажут о нас специалисты. Конференцию провели в Калининграде тоже в рамках продвижения территории, чтобы затронуть не только глобальные проблемы, но и понятные нам локальные, — уточняет Исаев. — Мы не только обсуждали, но и показывали точки притяжения гастрономического туризма — возили в Неман, в Мушкино.
     Пригласить спикеров со всего мира позволило сотрудничество с международной туристической организацией. Выступали российские и норвежские урбанисты, организаторы мексиканского фестиваля еды, организаторы из Дании, Литвы, Польши, Ирландии. Всего на конференцию приехало около двадцати человек — спикеры и журналисты федеральных изданий. Получилось собрать международную команду, думающую о развитии городской среды и создании мероприятий для горожан.
     — Дело в том, что идея городского фестиваля уличной еды будет работать, если местное сообщество его поддержит и интегрируется в него. Нельзя заставить горожан это сделать, нужно, чтобы они прониклись и научились зарабатывать. Поэтому наша аудитория очень широка: от тех, кто хочет участвовать, и просто находится в районе проведения мероприятия — от парикмахерских до парковок. По этой причине конференция была бесплатной — любой мог ее посетить, просто зарегистрировавшись на сайте. Это сделали производители локальных продуктов, представители туристических компаний, желающие заниматься гастрономическим туризмом, преподаватели БФУ им. Канта и БГА, студенты. Мы, когда все это начали, и не думали, что такое количество идей будет рождаться во время неформального общения.

Денег не будет
     На создание площадки для обсуждения гастрономического туризма в Калининграде деньги искали в основном у региональных властей и общественных организаций. Раньше команда Александра Исаева получала много помощи от федерального агентства Ростуризма, но в 2017 году и с ними договориться не удалось.
     — Бюджет конференции 2017 года — 2,5 млн. Расходы мы понесли самостоятельно, и это не было запланировано. Мы рассчитывали на финансовую поддержку со стороны региональной власти, но до мероприятия так ее и не получили. О том, что денег не будет, поняли накануне мероприятия. Тогда на чаше весов лежала наша репутация и 2,5 млн, и мы не стали ничего отменять. В итоге все сделали за свой счет и поэтому в 2018 году не провели конференцию. Последние долги по проекту закрыли в январе 2019 года, в том числе за счет компенсации в 406 534 рубля 03 копейки от правительства Калининградской области, — говорит Исаев.

Что дальше
     Сейчас команда Street Food Festival работает над проектом двух конференций. Первый проект рассчитан на организаторов стритфуд-мероприятий со всей России и, вероятно, пройдет в конце августа:
     — Мы консультируем разные города — всем хочется помочь, с другой стороны, не разорваться: страна большая, — рассказывает Исаев. — Видим высокую востребованность, во многом из-за федеральной повестки. Сигналы идут не только от энтузиастов, но и от властных структур: Ростуризм, Минпромторг, ставший инициатором изменений в законодательстве о выездной торговле. Люди готовы приехать и заплатить за эти знания. Сейчас ведем переговоры с местными туристическими компаниями, у которых есть опыт организации таких мероприятий, и в этом случае надеемся совместить приятные эмоции от посещения Калининградской области с получением новых знаний. Мы рассчитываем собрать 300 человек и провести семинар без зарубежных спикеров.
     Второй проект — логичное продолжение коллаборации с сыроварней Тильзит-Рагнит. В прошлом году прошел совместный фестиваль в Советске, а новое мероприятие планируется провести в сентябре.
     — Покатавшись по стране, я понял, что это востребованное направление. Почему бы не собрать на нашей территории представителей этой молодой отрасли, которая получила сильный толчок после введения санкций? Вопросы у всех одинаковые, но каждый сидит с ними в своем болоте. Хотим собрать их в одном месте. Но главная задача — не просто обсудить, а сформировать позицию, с которой надо идти в сторону правительства и создавать комфортную среду для развития отрасли.
     В России существует несколько мероприятий с сырной тематикой, но задачи у них совершенно другие. Вопросы финансирования сейчас на первом месте. Чтобы мероприятие, посвященное производству сыра, заработало, нужно собирать экспертов из разных стран, чей многовековой опыт в этом деле сложно переоценить. По мнению организаторов, в первый год вряд ли стоит рассчитывать на серьезные финансовые вложения участников, необходимо сначала закрепиться в этой сфере, заработать авторитет.

     Идея организовать Балтийский конгресс по пластической хирургии и косметологии у владельцев VIP Clinic, пластического хирурга Сергея Круглик и врача-косметолога, пластического хирурга Екатерины Круглик, родилась в 2018 году.
     — Нас вдохновила главный внештатный специалист пластический хирург Министерства здравоохранения Российской Федерации Наталья Мантурова, которая стала председателем конгресса. Ключевой идеей было объединение всей территории страны, от Калининграда до Владивостока, серией конференций для пластических хирургов и косметологов. Идея понравилась: конгрессы в регионах — это интересно, смотрибельно и актуально. Первый подобный конгресс прошел в Дагестане, мы в нем участвовали в качестве спикеров. Это позволило нам получить хороший опыт и учесть различные нюансы при подготовке мероприятия в Калининграде. Вторая конференция в рамках проекта прошла в Калининграде, только потом стартанули другие регионы России.
     Балтийский конгресс прошел на площадке делового центра «Рыбная биржа». Его посетили 47 спикеров, признанных профессиональным сообществом на международном уровне. Среди гостей — президент Латвийской Ассоциации пластических хирургов Янис Гилис, внештатный пластический хирург по Южному федеральному округу Сергей Прокудин, главный специалист — пластический хирург Комитета по здравоохранению Санкт-Петербурга и Северо-Западного федерального округа Мария Волох и другие.
     — Мы внимательно составляли программу, следили за актуальностью тем, чтобы доклады максимально отвечали запросам аудитории. Отдельная секция была посвящена осложнениям, которых сейчас, к сожалению, много. Уделили пристальное внимание нитевым технологиям, для наших гостей выступил один из основоположников методики Денис Груздев, — рассказывает Екатерина Круглик.
     Научная программа включила 54 доклада по косметологии и пластической хирургии, прошло 6 операций с прямой трансляцией из клиники, пятичасовой марафон живых инъекций. Всего событие объединило более 300 специалистов отрасли со всех уголков мира.
     — Сложнее всего было организовать живую трансляцию из клиники. Но это было важной составляющей программы — участники могли своими глазами увидеть все нюансы, а спикеры — на практике продемонстрировать эффективные методики. Мы временно трудоустроили всех спикеров в VIP Clinic, чтобы процесс прошел легитимно, — говорит Сергей Круглик.
     Конгресс рассчитан на аудиторию врачей-косметологов и пластических хирургов, постоянно находящихся в процессе повышения квалификации. Оргкомитет продвигал конгресс далеко за пределами Калининградской области. Главный акцент был сделан на города с прямым авиасообщением с Калининградом.

Инвестиционный проект
     Стоимость билетов начиналась от 10 000 рублей — довольно символический взнос за посещение всей программы, экскурсии и питание. Довольно быстро практически весь зал в Рыбной бирже был заполнен, тогда организаторы подняли цену до 35 000 рублей.
     — Пока это инвестиционный проект. В следующем году мы тщательнее поработаем с крупными фармацевтическими компаниями, у которых своя специфика, и расширим выставочную часть. Но прежде всего перед нами стоит образовательная миссия и создание междисциплинарного взаимодействия между эстетической медициной и пластической хирургией. Конгресс положительно влияет на нашу репутацию во врачебном сообществе.
     — Мы создаем новую образовательную платформу для пластических хирургов и косметологов, — говорит Екатерина Круглик. — Конечно, пока мы не можем конкурировать с гигантами индустрии, например, с Гримальди-форумом в Монако, но ведь и билет там стоит от 300 до 800 евро. Мы будем стремиться к самому высокому уровню, и уже следующий Балтийский конгресс проведем с 13 по 15 сентября в «Янтарь-холле» на берегу Балтийского моря.

 Фотографии из архива компании